Ajouter/Modifier

Attention : dans cette section, entretien englobe aussi bien les entretiens de maintenance des véhicules ou du matériel que les rappels pour les employés (par exemple, renouvellement de diplôme, etc.).

Pour mettre en place des entretiens, rendez-vous dans Configuration > Rappels et contrôles.

Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter. Vous aurez le choix entre des modèles prédéfinis, comme les vidanges ou les contrôles techniques, ou des rappels basés sur le kilométrage, la date, ou sur le premier des deux.

Pour modifier un entretien, cliquez sur l’icône Modifier en face du nom de l’entretien.

Création et modification des entretiens

Le formulaire de création ou de modification des rappels se compose de la manière suivante :

• Nom : nom du rappel, par exemple Vidange.

• Concerne : indiquez qui est concerné par ce rappel, comme les Véhicules, le Matériel ou les Employés.
  Si vous sélectionnez Véhicule ou Matériel, vous devrez choisir dans le champ suivant le type de véhicule ou matériel concerné.

  Attention : cela ne signifie pas que tous les véhicules/matériels des types sélectionnés seront automatiquement concernés. Vous pourrez choisir plus tard quels véhicules ou matériels spécifiques sont concernés.

• Qui doit réaliser ce contrôle : dans le cadre d’un rappel pour un entretien, vous pouvez laisser ce champ vide.

• Fichier : permet d’ajouter des fichiers qui seront consultables lors de la réalisation du contrôle. Dans le cadre de la mise en place d’un entretien, laissez ce champ vide.

• Récurrent : si ce rappel est récurrent vous devez cocher la case.

• Km : si ce rappel concerne les véhicules, vous pouvez mettre en place un rappel basé sur le kilométrage. Vous devrez ensuite saisir la récurrence en KM.

Attention cette valeur est une valeur par défaut. Vous pourrez ensuite ajuster cette valeur par véhicule.

• Alertes : choisissez le moment où vous souhaitez être alerté. Vous pouvez ajouter autant d’alertes que vous le souhaitez.
  Spécifiez le nombre de kilomètres avant l’échéance auquel vous souhaitez recevoir l’alerte.
  N’oubliez pas d’appuyer sur le + pour valider l’ajout.

  Attention : si vous ne renseignez pas d’alertes, vous n’en recevrez pas, même si le kilométrage est dépassé.

• Date : indique si ce rappel se base sur la date. Vous devrez ensuite saisir la récurrence en jours/semaines/mois.

Attention cette valeur est une valeur par défaut. Vous pourrez ensuite ajuster cette valeur par véhicule.

• Alertes (Date) : indiquez le nombre de jours avant la date d’échéance auquel vous souhaitez recevoir l’alerte. Vous pouvez en ajouter plusieurs.

• Peut être réalisé en avance : dans le cadre d’un rappel pour un entretien, vous pouvez laisser cette case décochée.

• Préserver la récurrence initiale : dans le cas d’un retard dans la réalisation du contrôle, la récurrence s’appliquera à partir de la date de réalisation du contrôle si cette case est cochée. Sinon, la récurrence s’appliquera toujours à la date initialement prévue.

• Afficher dans le calendrier : l’entretien sera visible dans le Planning

Vous pouvez sélectionner à la fois km et date : dans ce cas, vous serez alerté au premier des deux événements si le véhicule roule peu.

Une fois validé, vous arrivez sur la page de la Planification. C’est sur cette page que vous allez attacher l’entretien que vous venez de créer à vos véhicules, matériels ou employés. Voir la rubrique Planification.