Création et suivi des commandes

Vous pouvez enregistrer vos commandes fournisseurs dans Luminiz pour facilement consulter l’historique et mettre à jour le stock dès réception. Pour pouvoir créer des commandes, il est nécessaire d’avoir renseigné des fournisseurs (voir Configuration > Partenaires) sur les fournitures (voir Gestion des fournitures).

Création d’une commande

Pour créer une commande, vous pouvez :

• Cliquer sur l’icône panier à côté d’une fourniture dans la pharmacie. Le panier apparaît dès qu’au moins un fournisseur est renseigné pour cette fourniture.
• Depuis la pharmacie, cliquer sur le panier en bas de la page. Cela vous conduit sur la page d’historique des commandes, où vous trouverez un bouton Créer une commande.

Interface de création d’une commande

La création d’une commande est divisée en plusieurs sections :

• Partie de gauche : Liste de vos fournisseurs. Si vous êtes arrivé sur cette page en cliquant sur le panier d’une fourniture, seuls les fournisseurs proposant cette fourniture apparaîtront.

• Partie centrale : Visible après la sélection d’un fournisseur. Elle affiche les fournitures proposées par ce fournisseur avec la quantité à commander pour chacune. Un résumé de l’état de votre stock est fourni pour vous aider à décider des quantités.

  • Commander cette fourniture : Cochez cette case pour ajouter la fourniture à la commande et ajustez la quantité si nécessaire.
  • En haut de cette partie, vous pouvez spécifier, le cas échéant, la zone de stockage concernée par cette commande.

• Partie de droite : Détails de la fourniture sélectionnée, incluant sa répartition dans les kits, les stocks, et les véhicules (avec les DLUs).

Une fois votre commande prête, cliquez sur Valider la commande. Une popup s’ouvre avec le récapitulatif pour vérifier. Vous pouvez :

• Enregistrer : Enregistre la commande et télécharge un PDF des références et quantités à commander.
• Enregistrer et envoyer : Envoie directement un e-mail au fournisseur avec le bon de commande en pièce jointe.

Après l’enregistrement, vous êtes redirigé vers la page de la commande dans l’historique des commandes, où vous pouvez télécharger le bon de commande si besoin.

Réception d’une commande

Pour indiquer que vous avez réceptionné une commande, vous pouvez :

• Cliquer sur l’icône œil à côté de la fourniture dans la pharmacie si une commande est en cours.
• Aller à la page d’historique des commandes . Cliquez ensuite sur la commande dans la liste pour accéder à son détail et au bouton Commande reçue.

Processus de réception

1. Saisie des informations : Indiquez le montant de la commande, la date de réception, ajustez les tags si nécessaire, et ajoutez une note.

2. Mise à jour du stock et des quantités reçues :

   • Ajustez les quantités reçues si elles diffèrent de celles commandées.
   • Mettre à jour le stock : Utilisez ce bouton pour répartir les quantités reçues dans les zones de stockage. Si vous avez reçu des fournitures avec différentes DLUs ou numéros de lot, cliquez sur le + en fin de ligne pour ajouter ces détails.

Cliquez sur Enregistrer pour valider la réception de la commande et, si applicable, mettre à jour votre stock.